Sledenje računov: kako po telefonu slediti neplačanim računom

Vendar pa lahko preprost, neformalni telefonski klic pogosto hitro in brez težav reši težave.

V času gospodarske negotovosti, kot je pandemija COVID-19, je lahko ključnega pomena tudi vzpostavitev neposredne povezave s strankami prek pogovora z njimi. Koronavirus je na primer prizadel podjetja na vseh stopnjah dobavne verige. Morda vaša stranka potrebuje le še nekaj dni, da uredi svoj denarni tok, preden poravna vaš račun. Če je to res in lahko to podprete, si boste prihranili težave in stroške, povezane z bolj agresivnimi taktikami izterjave, kot so sodni postopki. Morda še pomembneje je, da boste ohranili delovni odnos s svojo stranko in prihodnje priložnosti za rast.

Ni enega samega načina za uspešno izterjavo po telefonu. Vsak dolžnik je drugačen in kar v enem primeru vodi do pozitivnega izida, v drugem primeru morda ne bo uspešno. Vendar je prav to razlog, zakaj bodo temeljita priprava in določena mera prožnosti znatno povečali vaše možnosti za uspeh.

Področja, ki jih je treba upoštevati pred klicem stranki v zamudi

Kdo naj pokliče stranko?

Ni vsak zaposleni primeren za opravljanje telefonskih klicev za izterjavo računov. Premislite o strukturi vašega podjetja in o tem, kako se oblikujejo odnosi z vašimi strankami. Ali naj eden od članov vaše finančne ekipe pokliče finančni oddelek vaše stranke? Ali bi bilo bolj osebno – in morda tudi bolj produktivno –, če bi strankin računovodja poklical neposredno njenega kontaktnega osebo? Ali se oseba, ki je zadolžena za klic, počuti pripravljena za to? Premislite, kako jo lahko najbolje podprete z usposabljanjem, zagotavljanjem informacij ali celo prenesenjem naloge na kolega.

Oblikovajte jasne cilje

Pri oblikovanju ciljev je dobro določiti, kaj želite doseči in pri čem ste pripravljeni popustiti. Na primer, morda želite doseči plačilo v celoti, vendar ste lahko pripravljeni popustiti pri datumu plačila in stranki dati dodatni čas za plačilo. Če stranki ne morete dati dodatnega časa, bi morda lahko sklenili dogovor o načinu plačila, ki pomeni, da del plačila prejmete vnaprej, preostanek pa v več obrokih.

Priprava

Preden pokličete dolžnika, si vzemite nekaj časa, da preverite ozadje dolga. Na primer, ugotovite, ali je razlog za dolg povezan z vašim podjetjem. Morda se vaš kupec ne strinja z ravnjo ali kakovostjo blaga ali storitev, ali pa je vaša prodajna ekipa dala obljubo glede plačilnih pogojev, o kateri niste vedeli.

Preverite, ali obstaja problem, ki je preprečil plačilo. Ugotovite, kaj lahko storite, da ga rešite. Vaš stranka je morda zadržala plačilo, ker je bilo nekaj narobe z vašim računom. Preden pokličete, preverite:

• Ali je račun vseboval vse, kar bi moral?
• Ali je bil naslovljen na pravo osebo ali oddelek?
• Ali je bil prejet?
• Ali računovodski oddelek vašega stranke potrebuje dodatne informacije, preden lahko obdela vaš račun?

Premislite, kako bi lahko vaš stranka odgovorila na vaš klic. Bo iskala izgovore ali bo želela sodelovati z vami pri reševanju problema? Je večja od vašega podjetja in je vajena izkoriščati manjša podjetja? Koristno je lahko, da ugotovite, kakšni so pogosti izgovori in kako želite nanje odgovoriti.

Ustvarite datoteko s podatki o strankah, ki vključuje:

• Ime in kontaktni podatki osebe, ki jo je treba poklicati
• Zgodovina plačil
• Pretekle izkušnje z opomniki in telefonskimi klici za izterjavo, vključno z morebitnimi preteklimi razlogi za zamude pri plačilih

Klic zaradi zapadle fakture

Pokličite neposredno številko svojega stika ali vprašajte po njem po imenu:

• Bodite vljudni in optimistični, pokličite osebno, vendar ostajajte osredotočeni, odločni in samozavestni.

• Pojdite naravnost k bistvu in jasno ter odkrito izrazite svoje želje.

• Bodite sočutni. Ne pozabite, da je lahko veliko razlogov, zakaj vaš stranka ni plačala, in nekateri od njih so morda krivda vašega podjetja. Topel in trden odnos v prihodnosti je lahko za vaše podjetje bolj dragocen kot odnos, ki se je končal zaradi nesporazuma ali spora, ki bi se lahko rešil na prijateljski način.

• Če ima vaša stranka v preteklosti zamude pri plačilih ali zavrača plačilo dolgov, ji lahko pomaga, če ji poveste, kakšne naslednje korake nameravate sprejeti. Ti lahko vključujejo:

  • Zaračunavanje obresti za vsak dan zamude
  • Zadržanje dobave trenutnih in prihodnjih blaga ali storitev
  • Odprava kreditnih pogojev
  • Naročilo inkasni agenciji
  • Sprožitev pravnih postopkov     
• Med pogovorom si delajte zapiske in na koncu pogovora povzemite ključne ukrepe, da se prepričate, da se vi in vaš stranka strinjata in razumeta. Kdo bo kaj naredil in v kakšnem roku?

• Takoj po telefonskem pogovoru pošljite e-poštno sporočilo, v katerem povzamete glavne točke pogovora in dogovorjene ukrepe.

Kaj storiti po opravljenem klicu za izterjavo

Dokumentacija

Poskrbite, da so vaše zapiske shranjene v datoteki vašega stranke. Dokumentacija v sistemu je izredno pomembna, saj omogoča kolegom, agenciji za izterjavo ali pravnemu zastopniku, da v prihodnosti nadaljujejo z obravnavo primera.

Drži besedo

Če se dogovorite za rok plačila, poskrbite, da bo ta spoštovan. Enako velja, če se dogovorite o posledicah za neplačilo v dogovorjenem roku, ki jih boste morali izpolniti.

Bodite vztrajni

Morda boste morali dolžnika kontaktirati več kot enkrat. Bodite na to pripravljeni. Pomaga lahko, če si sestavite urnik. Na primer, stopite v stik, ko je vaš račun en ali dva dni zapadel. To ponovite v rednih intervalih, recimo vsakih pet do sedem dni, dokler dolg ne preseže 30 dni od roka zapadlosti. V tem trenutku boste morda morali stopnjevati ukrepe – ali vsaj zagroziti s stopnjevanjem ukrepov – do strokovnih ali pravnih ukrepov.

Razmišljaj

Če boste nekaj časa posvetili oceni svojih dejanj, boste lahko dosegli stalno izboljšanje rezultatov zbiranja. Pri razmišljanju vam lahko pomagajo naslednja vprašanja:

• Ali sem pokazal pozitivno naravnanost, da bi zagotovil optimalen telefonski pogovor, in ali sem uporabil pravi ton?
• Ali sem ostal osredotočen na glavni cilj?
• Ali sem sprejel neizpolnljive obljube?
• Ali sem prejel natančne odgovore na svoja vprašanja?
• Ali sem omenil pozitivne vidike?
• Ali sem uspel omejiti telefonski pogovor na ustrezno obdobje?
• Ali sem zadovoljen s svojo argumentacijo ali je mogoče kaj izboljšati?

Kaj storiti, če vaši pozivi k plačilu ne uspejo

Če vam ni uspelo zagotoviti plačila ali obročnega plačila za neporavnano fakturo, vam lahko pomaga strokovno svetovanje. Morda boste lahko s pomočjo mediatorja dosegli dogovor o rešitvi, ali pa boste morali za izterjavo denarja vložiti tožbo na sodišču. Zelo koristna je lahko tudi strokovna agencija za izterjavo dolgov. Včasih je za pozno plačnika dovolj že samo obvestilo agencije za izterjavo dolgov, da začne ukrepati. Če je vaš dolžnik v tujini, vam lahko pomaga tudi agencija, ki ima pisarne, jezikovno znanje in strokovno znanje v isti državi kot vaš dolžnik.

Contact us

All content on this page is subject to our Disclaimer, available here.